Integriertes Auftrags- und Leistungsmanagement
Effizienz, Transparenz und Steuerung im Serviceprozess der Immobilienbewirtschaftung.
Status Quo
Herausforderungen in der aktuellen Praxis
Auftrags-, Wartungs- und Vertragsprozesse werden in getrennten Systemen geführt – ohne durchgängige Verbindung.
Medienbrüche und manuelle Abstimmungen verursachen Verzögerungen und erschweren die Transparenz bezüglich laufenden Leistungen.
Einzelaufträge, Serviceverträge und Rechnungen liegen verstreut in unterschiedlichen Anwendungen, was Nachvollziehbarkeit und Steuerung einschränkt.
Lieferantenlandschaften sind heterogen und oft nicht digital eingebunden; Kommunikation erfolgt per E-Mail, Rückmeldungen manuell, Abrechnungen verspätet.
Wertvolle Ressourcen gehen durch Doppelarbeit, unkoordinierte Abläufe und fehlende Datenintegration verloren.
Funktionsprinzip von D365immo
Das integrierte Auftrags- und Leistungsmanagement von D365immo schafft eine durchgängige Prozesskette – von der Bedarfserfassung über die Beauftragung bis zur Abrechnung. Interne technische Dienste und externe Partner werden dabei effizient eingebunden. Die modulare Architektur ermöglicht die Abbildung sowohl einzelner Aufträge als auch wiederkehrender Serviceleistungen aus bestehenden Verträgen.
Anliegen aus dem Fallmanagement oder Mieterportal werden automatisch in Serviceaufträge überführt und direkt den zuständigen Lieferanten oder internen Verantwortlichen zugewiesen. KI-gestützte Funktionen erkennen Muster, ordnen Anliegen den passenden Kategorien oder Verträgen zu und schlagen geeignete Serviceobjekte vor.
Das bedeutet
Weniger Zeitverlust
Weniger Fehler
Mehr Automatisierung
Beispiele aus der Praxis:
Automatisierte Serviceprozesse
Wird im Mieterportal eine defekte Gegensprechanlage gemeldet, klassifiziert D365immo das Anliegen automatisch dem richtigen Gewerk, ermittelt den zuständigen Lieferanten und erzeugt den passenden Serviceauftrag. Die Bearbeitung wird durchgängig verfolgt: Statusupdates laufen in Echtzeit ein, und der Mieter erhält transparente Rückmeldungen bis zum Abschluss des Vorgangs.
Interne WorkOrder-Steuerung
Wird eine Störung gemeldet – etwa ein defektes Licht im Treppenhaus –, leitet D365immo den Auftrag automatisch an den zuständigen Hauswart weiter. Dieser erhält die WorkOrder direkt in seiner mobilen App, führt die Arbeiten aus, dokumentiert sie mit wenigen Klicks und schließt den Vorgang digital ab. Der gesamte Prozess bleibt damit lückenlos nachvollziehbar und transparent – von der ersten Meldung bis zur Rückmeldung an den Mieter, ganz ohne Medienbrüche oder manuelle Zwischenschritte.
Direktbeauftragung aus Verträgen:
Wiederkehrende Wartungsleistungen lassen sich in D365immo direkt aus bestehenden Serviceverträgen abrufen. Alle relevanten Informationen wie Kontierung, Fälligkeit, Leistungsumfang und Zuständigkeiten sind bereits im System hinterlegt. Bei angebundener Rechnungsverarbeitung werden diese Daten automatisch übernommen und weiterverarbeitet, wodurch manuelle Erfassungen entfallen. So entsteht ein nahtloser Prozess von der Vertragsverwaltung bis zur Abrechnung – transparent, effizient und revisionssicher.
Digitale Lieferantenprozesse
Mit D365immo lassen sich Prozesse wie Schlüsselbestellungen, Schilderanfertigungen oder der Austausch technischer Geräte vollständig digital steuern. Aufträge werden direkt im System erstellt, an den zuständigen Dienstleister übermittelt und inklusive Status und Rückmeldung dokumentiert. Die Kommunikation erfolgt entweder über ein integriertes Lieferantenportal oder automatisiert per API-Anbindung – schnell, nachvollziehbar und ohne manuelle Zwischenschritte. So entsteht ein durchgängiger, transparenter Prozess, der Abstimmungsaufwand reduziert und die Effizienz im täglichen Betrieb deutlich erhöht.
Ihr klarer Vorteil
D365immo setzt dort an, wo herkömmliche Systeme an ihre Grenzen stoßen. Statt isolierte Module zu ergänzen, schafft die Lösung eine einheitliche Plattform, auf der alle Informationen und Prozesse nahtlos miteinander verbunden sind.
Das bedeutet:
Klare Verantwortlichkeiten und automatisierte Freigabeprozesse
Vollständige Transparenz bezüglich laufenden Aufträgen, Leistungen und Budgets
Digitale Lieferanten- und Hauswart-Kommunikation ohne Medienbruch
Eine sichere, skalierbare Plattform auf Basis des Microsoft Cloud Stack.
Digital denken, effizient handeln:
End-to-End digitalisiert – vom Bedarf bis zur Abrechnung – entstehen automatisierte Workflows auf Basis von KI, Regeln und Templates. Das Whitepaper zeigt im Detail, wie strukturierte Daten, Echtzeitkommunikation und intelligente Prozesssteuerung Effizienz, Servicequalität und Entscheidungsfähigkeit nachhaltig verbessern.